Klachtenregeling Zuiderveld

Klachtenregeling Zuiderveld Accountancy

Zuiderveld Accountancy hecht aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit
van onze dienstverlening.
Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan.
Indien u ontevreden bent over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook,
dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen
wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.
Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden
opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het
probleem of voor het maken van een afspraak.
Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een
gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het formulier dat is bijgevoegd;
u kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van mevrouw K. Zuiderveld AA.
Overigens kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven. Vermeld daarbij
nadrukkelijk dat u de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. Dan zullen wij het
klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt hiervan twee kopieën. We
verzoeken u één exemplaar ondertekend te retourneren.
Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: mevrouw K. Zuiderveld AA zal uw klacht zo spoedig
behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te
komen. Lukt het haar niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval
binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal zij ook contact
met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of
verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan
wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang
van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van
de procedure.
Overige aspecten klachtenregeling
Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht
worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.
In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele
onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming
gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele
deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.
Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee
immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de
evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling
van het betreffende probleem te minimaliseren.
We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.
De directie van Zuiderveld Accountancy